10 >> 要懂得对自己的时间做精细化管理
做事要分轻重缓急
有一天,一位顾客来到富兰克林报社前的商店里,在犹豫了很长时间后,他终于开口向店员问道:“这本书多少钱?”店员回答:“1美元。”
顾客觉得1美元有点儿贵,他希望店员可以便宜点儿。然而无论他怎么说,店员还是坚持原价。最后,顾客强烈要求见一见店长富兰克林先生。迫不得已之下,店员只好答应了顾客的请求。将富兰克林先生从印刷室中请了出来。
见到富兰克林先生后,顾客继续问道:“先生,这本书你能给出的最低价格是多少?”
富兰克林毫不犹豫地答道:“1.25美元。”
“什么?刚才你的店员说这本书的标价是1美元。”
“他没说错,不过这是刚才的价格。事实上,我情愿倒给你1美元也不想离开我的工作。”
富兰克林的话让顾客十分惊讶,他觉得已经没有继续谈下去的必要了。于是他接着说道:“那好,你就说说这本书最少需要多少钱吧。”
“现在,我能给出的最低价格是1.5美元。”富兰克林答道,语气冰冷。
这位顾客想了想,掏出1.5美元放在桌上,拿起书默默地离开了。
为什么这本书的价格会一直往上涨呢?因为对富兰克林来说,时间就是金钱。那位顾客显然也意识到了这一点,所以才会主动照富兰克林给出的价格付了钱。
很多成功者都跟富兰克林一样,他们对于时间非常重视,正是因为懂得了如何分配、安排自己的时间,他们才有别于失败者,站在了人生的顶端。
对我们来说,要想实现自己的梦想,同样要懂得对自己的时间加以管理。
在所有时间管理的方法中,最重要的一点就是要能够分清事情的轻重缓急,确定处理事情的优先顺序。如果一个人做不到这一点,最后往往事倍功半。曾经看过一个小寓言,表明的就是这个道理。
有位农夫在砍树,但他的斧头实在太钝了。所以每一斧下去,大树只会破一点点皮。
这时,一位哲人恰好经过此地,看见这样的情形就问道:“你的斧头太钝了,怎么不去磨一磨再砍呢?”
谁知农夫答道:“我根本没有时间磨斧头。”
显然,农夫就是个典型的分不清轻重缓急、优先顺序的家伙,所以就算付出成倍的努力,最后也只能得到一点点成绩。
在时间管理工作法中有一种四象限工作法,这种工作法的意思是说,无论什么工作,都可以分为四个类别:
第一种是重要且紧急的工作。这种工作一般要求我们必须马上做,或者近期内必须完成。它具有绝对的优先处理权。当然,之所以会比较紧急,很可能是因为之前的拖延造成的。但此时,显然已经不能再拖延了。所以必须立即着手处理。
第二种是重要但不紧急的工作。这种事有很多,例如养生、全家旅行等,这些事因为关系到你的健康和家庭,所以其重要性自然不言而喻,但是我们往往并不需要立即着手,而可以等到有空再去做,甚至有可能无限期地拖延下去。
第三种是紧急但不重要的工作。这种工作因为紧急,所以往往需要立即行动,所以优先级要仅次于第一种。
第四种是不紧急也不重要的工作。这种通常是一些琐碎的小事,做不做都可以,并不会造成太大影响。
如果我们在生活或工作中,按照这种工作法将事情分类,事情的轻重缓急自然一目了然,我们也就能据此来安排自己的时间,提高自己的工作效率。
现在回想一下,你昨天一天都做了什么?你的时间是否得到了最合理的分配?昨天有多少事是你“非做不可”的?又有多少事是你现在回想起来觉得是在浪费时间的?
有些人每天看起来忙忙碌碌,哪怕是偶尔的休息时间也要用来处理一些文件。可实际上,这种超负荷的方法并不合理,因为你的头脑长时间处于工作状态,很容易产生疲劳感,这样一来,你在处理问题时出错的概率就会变大。所以,虽然你看起来一天完成了很多工作,似乎很有效率,但最后很可能为了补救某项错误而花费更多时间。
所以,不如从一开始就将事情分好轻重缓急,针对不同种类的事情分配不同的时间。并且根据事情的紧急程度,确定处理事情的先后顺序。
美国第39届总统吉米·卡特被大家公认为“最繁忙”的总统,他总是事无巨细,所有事情都一手抓。这样造成的结果是,在他的任期内,并没有创造出什么突出的政绩。
因此,在美国民众眼中,他着实不算个功勋卓著的总统。所以,他下台时的支持率才会只有22%,并且没有得到连任。这个支持率算是自第二次世界大战一来,包括尼克松总统在内的所有总统中最低的了。
作为一国总统,在做事时,应该分清轻重和主次,不能什么都抓在手里。作为一个普通人,我们也应该学会管理好自己的时间,只有这样,才能合理有效地利用它来做更多的事。
避开鸡毛蒜皮的琐事
有位教授在给他的学生上课,他拿来一个大玻璃罐子,并在里面小心地装上了一些拳头大小的石头。他将罐子装得很满,直到再也放不进去一块石头为止。
然后,他冲着自己的学生问道:“你们快看这个罐子,它满了吗?”学生异口同声地答道:“满了。”
听见这样的回答,教授转身从身后拿出一罐沙砾。他毫不犹豫地又把这些沙砾倒进了罐子里,并且晃了晃玻璃罐子,让那些沙砾填满了石头的缝隙。看见这样的情形,学生们都沉默了下来,心有所感。
这时,教授再次问道:“这回呢?满了吗?”学生们回答:“或许还没满。”
教授满意地点点头,然后从身后拿出一罐细沙,再次倒入了玻璃罐子里。就这样,沙砾和石头的缝隙又被细沙填满了。
他又问:“这回怎么样?满了吗?”信心大增的学生们异口同声地答道:“没满。”
教授高兴地笑了,然后从身后又拿出一罐水来,再次倒入了玻璃罐子里。水一点点浸入罐子里沙石的缝隙中,直到罐子口才停止。
这时,教授抬头问道:“谁能告诉我,这说明了什么道理?”
一位同学自告奋勇地答道:“这说明只要你肯努力挤一挤,时间总是会有的。”
听见这样的回答,教授摇了摇头说:“不是这样的,我想说明的道理很简单。看看这些大石块儿,我想说的就是,如果我不先把它们放进去,那我就再也没有机会把它放进去了。”
中国有句老话叫“丢了西瓜捡芝麻”,意思是说抓住了小的,把大的给丢了,也就是说重视了次要的,把主要的给忽视了。这和上面的例子说的是一个道理,都是告诉我们,不要因小失大,因为一些琐事而忽略了真正的大事。
那究竟什么是大事,什么是小事呢?所谓的大事指的是那些能够对我们的人生造成严重影响的事,例如我们的梦想、我们每一时期对自己人生的规划。至于小事,则是指那些不能对我们的人生构成什么影响的琐事,例如今天上班要穿什么衣服、要换一款什么样的新手机等。
著名的职业顾问罗宾斯曾规劝我们说:“别把精力放在鸡毛蒜皮的小事上,多想想大事!不要让那些琐碎的小事情绊住了伟大的灵魂。”每个人的时间和精力都是有限的,如果我们只把目光放在一些鸡毛蒜皮的小事上,自然没有多余的精力去顾及那些大事。
在生活和工作中,我们必须学会合理巧妙地安排好自己的时间,分得清哪些事是大石块,哪些事是沙砾,哪些事又是沙子和水。我们的罐子只有这么大,如果不先考虑大事,那就不可能把所有事情都顾虑到。一旦你在罐子里填满了琐事,那些真正的大事就再也放不进去了。
凌静是个做事很干脆爽利的女孩,她有一个原则,不把时间浪费在不必要的事情上。例如她夏天的袜子是肉色和黑色各一打,冬天的羊毛衫也一样,一个款式黑、白两色各买几件。这样她就不用把时间花费在挑衣服上了,也不用担心袜子配不成对。她更愿意把节省出来的时间用在工作中,而不是浪费在穿着打扮上。
凌静有个好朋友叫李晓,两人同在一家公司上班。不过性格却天差地别,李晓是那种不化好妆绝不出门的女孩,平生最大的爱好就是逛街。
有一次,李晓搬了新家,约凌静周末陪她一起去买窗帘。凌静觉得不过是买个窗帘,早上8点出发,两个小时应该足够了,并不会耽误她下午的工作安排。于是,在李晓的软磨硬泡下,凌静答应了陪她一起去。
然而没想到的是,这一逛就是一整天。最开始去的两家店,李晓嫌人家的样式太老。后来的几家又挑颜色,不是太艳了,就是太淡了。好不容易颜色相中了,她又嫌价钱太高,光在那儿和老板磨价钱就花了一个小时。好不容易价钱讲妥了,她又忽然觉得应该再去别家转转,说不定有比这个还合适的。于是,二话不说拉着凌静就走,那家店的老板脸都绿了。
出来后,凌静说道:“不就是个窗帘嘛,差不多就得了,不值当为此花费这么多时间。” 李晓却不同意她的说法,她认为这个窗帘事关重要,简直决定了她的生活质量。
凌静真是弄不明白,她的生活质量和一条窗帘有什么关系?但也没办法,只能继续陪李晓东奔西跑。
一整天,她们几乎将整个市里卖家纺的地方都逛遍了。最后,好歹算是勉强找到一条令李晓满意的,颜色适中,价钱也适中,样式也不错。但在凌静眼里,这条和第一家看见的几条没多大区别。好在一阵砍价还价后,李晓终于乖乖地掏钱付了账。此时的凌静长舒一口气,自己终于解脱了。
坐在回家的车上,凌静心里有些懊恼,昨天真不应该答应李晓的邀约,如果把这个时间花在工作上,她应该已经做完了这个月的财务报表,离自己的升职更近了一步。
买条窗帘而已,真的是件小事,完全没必要为此花费这么长时间。只有生命中的那些大事才值得我们花费如此多的时间思索来思索去,反复比较鉴别,最后做出决定。例如买房子、结婚。因为这些大事才真正关系到我们的一生,影响我们生活的质量。至于那条窗帘,相比之下,实在太微不足道了。
如果把所有的时间都浪费在这些琐事上,那你的一生恐怕也就没时间做什么大事了。
不管是在生活中还是在工作中,我们都应该将自己从那些琐事中解脱出来,千万不要舍本逐末。
一只鼬鼠向狮子发起挑战,但没想到的是,狮子毫不犹豫地拒绝应战。于是,鼬鼠说:“怎么?你害怕了吗?”狮子看了看它答道:“倘若我答应你,你就可以得到曾与狮子比武的殊荣;而我,以后所有的动物恐怕都会耻笑我竟和鼬鼠打架。”
寓言虽小,里面蕴含的道理却很深刻。它告诉我们,对于那些不重要的人和事,我们完全没必要投入过多时间和精力。如果想要成功,我们就不能让琐事牵绊住了脚步,而是应该紧抓自己的目标,大步向前。
别把工作拖到最后一刻
如果有一家银行,每天早上,银行都会给你的账户打入8.64万元。但是,每天晚上,这个账户会被清零。如果是这样,我们最好的做法应该是什么?答案很简单,当然是每天都把这8.64万元拿出来用掉。
其实,这8.64万元就是我们每天拥有的全部时间,如果你这一天的时间没有得到合理安排,最后剩余的也无法累积到明天,只能白白浪费掉。
所以,我们做事时要合理安排自己的时间,要“物尽其用”,千万不要拖延,否则你昂贵的时间就都在不知不觉中被浪费掉了。
话虽然说的没错,但在现实中,依然有很多人愿意将事情一拖再拖,直至最后一刻不得不去做。
如果从心理学的角度来看,我们可以将这种情况称为“最后通牒效应”,也可以叫最后期限效应。这种现象指的是很多人在从事某种活动时,常因为这样或那样的原因,例如准备不足之类的,而将事情一拖再拖,可是如果到了不能拖的情况下,或者已经到了规定的时间,这也一样能完成任务。其实说白了就是,总将事情拖到最后一刻才完成。
之所以会这样的原因有很多,如果从人格结构动力理论上来看的话,可以说人格中的“本我”遵循快乐主义原则,天性就喜欢避重就轻。所以对于那些需要花费大量精力和时间的事,自然会下意识地想要逃避,或者希望可以走捷径。而“超我”遵循“理想主义”原则,有完美主义情节,总觉得提前的准备工作还没做好,应该有更完美的方法来解决问题。
可是,事情这样拖延下去的结果往往适得其反,不仅不会像我们想象的那样因为有了更好的准备而圆满完成,反而会因为时间的仓促,最后不得不敷衍了事。
2014年,世界杯的比赛在巴西举行。但不知因为什么原因,到4月23日距离比赛正式开始还有50天的时候,巴西对世界杯的筹办工作依然有很多问题没有解决。
例如,原本定于2013年12月31日竣工的12座世界杯场馆依然有3座没有完工、而大部分世界杯球场内外的基础工程,如交通、网络等也远未达标。
除了拖沓的工程进展外,还有很多地方陆续发生暴乱。这也给巴西世界杯的安全造成很大隐患。
更有甚者,因为这种不明原因的拖延,很多球场内网络检测和更新都没有完成,国际足联秘书长瓦尔克甚至坦言,很担心巴西世界杯会成为一届记者无法发稿的世界杯。
这话并非危言耸听,因为原本为了改善网络,电信运营商要求的是至少提前120天让他们进驻场馆安装相关器械。可是,在距世界杯开赛只有50天时,有些场馆还没交付。所以,最后他们不得不派出一百多名技术人员不分昼夜地铺设网络,但负责人还是说,网络死角已经是不可避免的了。
如果不能按照预定计划去完成目标,非得将所有事拖延到最后一刻去完成,很容易造成巴西世界杯这种混乱的局面。而且因为时间不充裕,所以不可避免地会遗留下很多问题。
不仅如此,如果总将事情拖延到最后,我们就不得不一下子做很多事,身体很容易因此感到疲惫,头脑和精神也会不济。这样一来,我们就会事倍功半,原本只需一个小时就能完成的事,我们很可能需要花费两个小时来干。
其实,这就和我们常说的“平时不烧香,临时抱佛脚”是一个道理。有些人觉得事到临头的感觉更有刺激性,会让他们更快地完成工作。然而细细想来,这种做法其实相当危险:第一,因为可以用来完成工作的时间变短了,所以产生错误的概率就会变大;第二,因为时间紧迫,可能有些错误你都来不及发现,就算发现了,也可能来不及改正;第三,一旦出现临时变故,就会让你措手不及,很可能无法正常完成任务。
所以,千万不要总是把事情拖延到最后一刻才去做,我们应该制订合理的多步目标和计划,而且每一步我们都要保证自己能够负荷。除此之外,还有对自己能支配的时间进行分段管理,逼迫自己在约定的时间内,顺利完成计划好的任务。
零碎时间,值得重视的话题
爱因斯坦说:“人的差异在于业余时间。”
还有人说,只要知道一个青年怎样度过他的业余时间,就能预言出这个青年的前程怎样。
每一天,总有很多人不停地嚷着自己有多忙。他们忙着做这,忙着做那,唯独没有时间去做自己想做的事。所以,他们总是在不停地等待,等着一个能有几天或几星期的假期出现。于是,那些细碎的时间就在这种等待中,一点点溜走了。
1903年的纽约数学学会上,有一位叫科尔的科学家,他通过令人折服的运算论证,证明了一道世界数学难题。在人们的惊诧和赞许之余,有人向科尔问道:“这个课题您花费了多少时间?”
科尔回答:“3年里的全部星期天。”
科尔的经历告诉我们,如果我们能对自己的业余时间加以利用,依然能有很大的成就。
在少年时期,富兰克林生活的环境十分艰苦,他是家里的第十五个孩子,同时也是最后一个儿子。家里孩子太多,钱财方面自然捉襟见肘。所以,十岁时,富兰克林辍学了,回到家里帮父亲做蜡烛维持生计。算起来,在他的一生中,只在学校待过两年。
当他十二岁时,他去了一个小印刷店当学徒,这一干就是十年。可是虽然工作很辛苦,但富兰克林从未放弃过学习,他将所有闲暇时间利用起来,阅读了大量的书籍。有时整夜不睡觉,以便于将借来的书读完,尽快归还。而且他所读的书涉猎的范围极为广泛,无论是自然科学,还是学术论文,他都会阅读。
后来,富兰克林成为美国著名的政治家、科学家、外交家、出版商、印刷商、慈善家,同时还是记者和发明家。避雷针就是他的发明。那句众所周知的“时间就是金钱”正是出自他口。
我们相信,富兰克林之所以能在各方面都取得非凡的成就,和这一时期利用闲暇时间积累的大量知识有很大关系。
成功的人总是善于利用他们的业余时间,尤其是早上,俗话说“一年之计在于春,一日之计在于晨”。与其早上躺在被窝里睡懒觉,不如利用这段时间做些有意义的事。
要知道我们的头脑在早上是最清醒的,因为它已经经过了一整夜的休息。所以,如果这时能做点儿运动或者读几页书,会让我们的精神更加饱满,在面对新的一天时更加积极。
现代的年轻人大多睡得晚起得也晚,所以很多时候,甚至来不及吃早饭就开始着急忙慌地赶地铁、赶公交车。最多在路上买些小吃,在到公司之前狼吞虎咽地吃完,这种做法显然不利于我们的健康。
如果我们能早起一点点,就能享受一顿美味可口的早餐。这样不仅有利于我们的身体健康,也会让你拥有一个好心情,在工作时更有效率。而且早上是氧含量最高的时候,所以如果我们能早起一点儿,在户外锻炼一小会儿,无论是对我们的身体,还是对我们的工作,都会有很大帮助。
对于那些不善于利用业余时间的人,希望他们能牢记15分钟原则,有些著名的作家正是利用这个原则完成了一本本书稿的写作。
首先,我们要必须确定自己想做的事。然后,保证自己每天会在这件事情上花费至少15分钟。无论发生什么,出现什么意外情况,都必须保证这15分钟的顺利执行。
15分钟的时间并不长,但如果日积月累起来,其形成的力量无疑是可怕的。如果不算星期日,每周六天,每天15分钟,那一年下来,我们就会在这件事情上花费78个小时,这个时间着实不短。
不仅如此,慢慢地你就会发现,就算不在15分钟之内,一些其他的闲暇时光,你的脑海中也会一直想着自己想做的事,偶尔还会冒出一些新奇的点子。这样一来,到了最后,你会发现15分钟是远远不够的,你会将那些闲暇时间都用来做自己想做的事,而不是一味地在那儿抱怨自己太忙了。